Tag für Tag treffen unzählige Briefe in den Unternehmen ein und nicht alle Nachrichten sind wirklich wichtig. Zudem nimmt die Bearbeitung der Post viel Zeit in Anspruch. Deswegen beschreiten jetzt viele Unternehmer völlig neue Wege. Durch die digitale Posteingangsbearbeitung wird die Post einfach und schnell an die entsprechende Stelle weitergeleitet. Nicht nur der postalische Eingang wird digitalisiert, auch die elektronische Post wird nach dem neuen Verfahren bearbeitet. Doch wie sieht die digitale Postbearbeitung eigentlich in der Praxis aus?
Die Vorteile der digitalen Postbearbeitung sind klar definiert
Zunächst einmal sollen durch die Digitalisierung alle Postarten effizient verteilt, in den Betriebsablauf integriert und archiviert werden. Zudem wird die Postverteilung beschleunigt, weshalb gerade wichtige Nachrichten schnell beim Empfänger eintreffen. Wenn Sie selbst ein Unternehmen besitzen, dann wissen Sie natürlich, dass in vielen Fällen Eile geboten ist. Wenn Ihre Postbearbeitung viel Zeit in Anspruch nimmt, dann werden Sie möglicherweise erst dann über bestimmte Neuerungen informiert, wenn diese bereits in Kraft getreten sind. Zum Teil sind Briefe gerade in größeren Firmen mehrere Tage im Unternehmen unterwegs, ehe sie in der dafür vorgesehenen Abteilung eintreffen. Dies kann sogar so weit führen, dass Ihnen bestimmte Aufträge verwehrt bleiben und dadurch Ihre Umsätze negativ beeinflusst werden. Lassen Sie es erst gar nicht so weit kommen und setzen Sie auf eine völlig neue Art der Postbearbeitung. So ist bei der digitalen Posteingangsbearbeitung jeder Schritt klar strukturiert. Die Post ist durch die effiziente Archivierung immer wieder greifbar und der lästige Papiermüll entfällt.
Wie funktioniert die digitale Posteingangsbearbeitung
Die Funktionsweise der digitalen Posteingangsbearbeitung ist schnell erklärt. Direkt nach dem Posteingang werden die erhaltenen Dokumente mit den Anhängen eingescannt und im Anschluss nach Wichtigkeit sortiert. Um zusätzliche Informationen zu gewinnen, kann die Post inhaltlich ausgelesen werden. Somit wird der zuständige Empfänger schnell ausgemacht und die Weiterleitung funktioniert innerhalb von wenigen Sekunden. Sollte sich der Mitarbeiter im Krankenstand befinden oder gerade Urlaub haben, dann können auch diese Faktoren berücksichtigt werden. Die Post landet direkt bei der Vertretung und kann bearbeitet werden. Über den Bildschirm-Postkorb wird der zuständige Mitarbeiter über den Posteingang informiert und kann direkt mit der Bearbeitung beginnen. Bei den meisten Softwarelösungen handelt es sich um lernfähige Technologien, weshalb immer wieder sinnvolle Neuerungen in die Prozesse integriert werden. Selbst standortübergreifend funktioniert die digitale Dokumentenverteilung. Die Kosten sind angesichts der Vorteile verschwindend gering und mit Hilfe der digitalen Posteingangsbearbeitung können Sie Ihre Ressourcen besser auslasten. Die Software kann schnell installiert werden und schon bald werden Ihre Mitarbeiter die einzelnen Funktionen problemlos beherrschen. Alle gesetzlichen Anforderungen werden durch die digitale Posteingangsbearbeitung natürlich auch erfüllt.
Verbessern Sie Ihren Service
Sie pflegen die Kontakte mit Endverbrauchern und möchten Ihren Kunden einen hervorragenden Service bieten? Dann sollten Sie für eine optimale Postverteilung sorgen. Wenn Kunden zu bestimmten Anliegen eine Nachfrage haben, dann muss der entsprechende Mitarbeiter bestens informiert sein. Wenn er die Post digital abrufen kann, hat er die Möglichkeit, sofort Hilfestellung zu leisten. Dieser Service kommt bei Ihren Kunden gut an und sorgt für ein seriöses Erscheinungsbild. Auch andere Mitarbeiter können je nach Struktur auf die digitale Post zugreifen und somit im Vertretungsfall zuverlässige Auskünfte geben. Die eingescannten Informationen bieten Ihnen aber noch weitere Vorteile.
Der Auftrag ist schnell gefunden
Sie könnten zum Beispiel Ihre Post nach bestimmten Stichwörtern filtern. Somit finden Sie alle Dokumente, die mit einem Fall in Verbindung stehen. Gerade die kurzen Wege werden für Sie zum Vorteil. Alle Rechnungen landen schnell in der Buchhaltung und Ihr Vertrieb darf sich über pünktliche Ausschreibungen freuen. Sie senken nicht nur Ihre Kosten dauerhaft, Sie werden in Zukunft auch größere Gewinne verzeichnen. Ihre Ressourcen können besser verplant werden und die Motivation Ihrer Mitarbeiter wird gesteigert. Eine strukturierte Arbeitsweise ist eben in allen Branchen gefragt und Ihre Kunden und Geschäftspartner werden die neue Servicequalität Ihres Unternehmens zu schätzen wissen. Informieren Sie sich doch einfach über die digitale Postbearbeitung und lassen Sie sich ein unverbindliches Angebot erstellen. Trotz überschaubarer Kosten wird Sie der Nutzen der Software sicherlich überraschen.
