Software Asset Management

Software Asset Management (SAM) ist die Verwaltung der Softwarelizenzen eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation. Es ist sehr bedeutsam. Nicht lizenzierte Software funktioniert nicht oder wird bestraft, eine Unterlizenzierung führt zu Mängeln, eine Überlizenzierung zu unnötigen Kosten. SAM dient also dazu, die nötigen Lizenzen zu kontrollieren.

Warum gibt es Spezialisten für das Software Asset Management?
Softwarelizenzen sind ein unglaublich komplexes Gebiet. Wer sein IT-Inventar ohne ausufernde Kosten und ohne Unterlizenzierung optimieren und kontrollieren will, benötigt die Expertise von Fachleuten. Deren Verfahrensweisen sind auf den Abgleich von vorhandenen Softwarebeständen und Lizenzen abgestimmt. Dabei berücksichtigen sie die Dynamik einer sich ändernden IT-Infrastruktur. Unterlizenzierungen werden schnell sehr teuer, das Haftungsrisiko ist hoch. Im Zweifel ist die Softwarenutzung rechtswidrig, es drohen zivil- und sogar strafrechtliche Konsequenzen. Wenn Sie beim Software Asset Management Unterstützung benötigen, können Sie sich zum Beispiel an Comsoft direct wenden.

Software Asset Management: Vorgehensweise
Der erste Schritt ist immer die Inventarisierung der vorhandenen Software. Sie muss mit den erworbenen Lizenzen abgeglichen werden. Dazu gehört ein Überblick über alle Unterlagen zu jedem einzelnen Softwareprodukt. Dieser erste Schritt wirkt selbstverständlich, doch die Praxis zeigt, dass schon das Zusammentragen dieser Unterlagen eine Herkulesaufgabe sein kann. Danach sind sie zu ordnen und nach ihrem Zeitablauf zu systematisieren. Im nächsten Schritt sind Über- und Unterlizenzierungen zu prüfen. Bei Überlizenzierungen sind in Einzelfällen Kündigungen möglich, in der Regel geht es aber darum, den Auslauf der Lizenz zu terminieren und darauf zu achten, dass sie nicht unnötig verlängert wird. Bei Unterlizenzierungen müssen Unternehmen schnell handeln und sich die nötige Lizenz besorgen – auch wenn das Nachzahlungen kosten sollte. Der letzte Schritt ist die Planung künftiger Lizenzen in Abstimmung mit der geplanten Entwicklung der IT-Infrastruktur. Viele Unternehmen beachten nicht den Kostenfaktor und planen Neuanschaffungen dementsprechend unzureichend. SAM senkt daher auch die Kosten.

Wie betrachten Unternehmen das Software Asset Management?
Für die Unternehmen geht es die Einhaltung ihrer Compliance-Richtlinien, die eine Einführung des SAM vorsehen. Nicht immer werden externe Spezialisten an Bord geholt. Ein Verantwortlicher der IT-Abteilung wird mit der Aufgabe betraut, er führt die oben genannten Schritte mehr oder weniger gründlich durch. Danach – das ist leider die prekäre Regel und nicht die Ausnahme – verlieren die Abteilungen das Interesse am Thema. Es flammt erst wieder auf, wenn ein Lizenzaudit ansteht. Dieses Desinteresse ist schwer nachvollziehbar, hat aber etwas mit den unterschiedlichen Zeitabläufen von Lizenzen und den unterschiedlichen Lizenzregeln für einzelne Softwareprodukte zu tun. Vielfach hat der benannte Verantwortliche im Hinterkopf, dass ja die Lizenz nun über Jahre gültig sei und man sich darum vorläufig nicht kümmern müsse. Der verantwortliche Chief Information Officer (CIO) hat wiederum in seinem betrieblichen Alltag wahrlich genug zu tun. Die Tagesanforderungen sind technische Störungsmeldungen, fehlendes Personal, dynamische Änderungswünsche aus den Fachbereichen und allzu oft Ärger mit unfähigen IT Dienstleistern. Hinzu kommen neue Hard- und Softwarelösungen, die nach Möglichkeit implementiert werden sollen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Spätestens an dieser Stelle wäre es Zeit, sich an das Software Asset Management zu erinnern, denn auch die neue Software benötigt ja wiederum Lizenzen. Noch sinnvoller ist es, sich turnusgerecht externe Experten für das SAM ins Haus zu holen, um jeglichem Schaden vorzubeugen.

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